Restoranda stok sayımı, fire kaydı ve minimum stok düzeni

Birçok restoranda stok takibi iki uçtan birinde yaşar: ya hiç yapılmaz ve ay sonunda “neden kâr etmedik?” sorusuna cevap bulunmaz, ya da bir hafta büyük bir coşkuyla başlar, üç hafta sonra bırakılır. Sürdürülebilir bir stok düzeni karmaşık olmak zorunda değil; birkaç basit alışkanlığın düzenli tekrarıdır. Bu yazıda sayım takvimini, fire kaydını, minimum stok mantığını ve mal kabul disiplinini ele alıyor, her birinde CukoZ Suite’in nasıl yardımcı olduğunu kısaca gösteriyoruz.

Stok takibi neden çoğu zaman yarım kalır?

• Sayım yük gibi hissedilir. Tüm depoyu kâğıt üzerinde saymak saatler alır ve yoğun serviste kimse yapmak istemez.
• Fire kaydedilmez. Dökülen, bozulan, yanlış hazırlanan ürünler “nasılsa olur” denilip kayda geçmez; sonuçta teorik stok ile raftaki gerçek stok ayrışır.
• Mal kabul özensizdir. Gelen mal kapıda sayılmaz, fatura fiyatıyla sipariş fiyatı karşılaştırılmaz.
• Stok ile satış birbirine bağlı değildir. Satılan her yemeğin stoktan nasıl düşeceği bilinmezse sayımla karşılaştıracak bir “olması gereken” yoktur.

Stok düzeninin dört taşı

1. 1Reçete: Satış stoktan düşsün diye her ürünün hangi malzemeden ne kadar tükettiği bilinmeli.
2. 2Mal kabul: Giren malın miktarı, fiyatı ve kalitesi kapıda kayda geçmeli.
3. 3Fire ve tüketim kaydı: Çıkan her şey, satış dışında bile, gerekçeyle kaydedilmeli.
4. 4Sayım: Sistemdeki ile raftaki düzenli karşılaştırılmalı.

Sayım takvimi: ne sıklıkla, neyi sayın?

Her şeyi her hafta saymak gerekmez ve çoğu zaman sürdürülemez. Pratik yaklaşım, kalemleri değerine ve riskine göre ayırmaktır:

Sayım zamanı da önemlidir. Mümkünse kapanıştan sonra veya açılıştan önce sayın; satış sürerken sayım yapıldığında hareketler karışır. Ayrıca birimleri baştan netleştirin: kilo ile tutulan kalemi gram olarak yazmak en yaygın sayım hatasıdır.

Kör sayım ve çok kişiyle sayma

Sayımı yapan kişi sistemdeki miktarı görürse sayımı o rakama doğru yönlendirebilir. Kör sayım, sayan kişiye beklenen miktarı göstermez; yönetici sonra farkı inceler. CukoZ’da sayım bir oturum olarak yürür: stok yöneticisi sayımı başlatır (tüm kalemler ya da bir kategori; kör sayım varsayılan olarak açıktır), personel telefondan kalem kalem sayar, birden fazla kişi aynı anda farklı bölümleri sayabilir, her satır anında kaydedilir ve kimin saydığı yazılır. Bitince sayım onaya gönderilir ve yönetici farkları inceleyip onaylar. Sayılmayan kalemler değişmez; gerçekten bitmiş bir kalemi 0 yazarak girmek gerekir.

Farkları inceleme

Sayım bittiğinde bakılacak şey farkın kendisi değil, nedenidir. İnceleme ekranında eksik ve fazla toplamlarını, net farkı ve kalem bazında beklenen, sayılan ve fark değerlerini görürsünüz. Şüpheli bir satır varsa sayımı yeniden açtırıp düzeltebilirsiniz. Farklar onaylandığında stoka sayım farkı hareketi olarak işlenir. Değerleme, sayım başlangıcındaki birim maliyetle yapılır; sayım sırasında satış olduysa fark, onay anındaki stoğa göre hesaplanır.

Fire kaydı: gerekçeyle ve zamanında

Fire, satışa dönüşmeden kaybolan her şeydir: dökülen çorba, yanan et, son kullanma tarihi geçen süt. Fire olması normaldir; sorun fire olmamış gibi davranmaktır. Kayıtsız fire maliyet raporunda açıklanamayan fark olarak görünür. Önerilen alışkanlıklar şunlardır:

• Fireyi olay anında ya da en geç gün sonunda girin; haftaya bırakmak hatırlanmayan fire demektir.
• Gerekçeyi seçin (döküldü/düştü, SKT geçti, yanlış hazırlandı, yandı/fazla pişti…). Gerekçeler zamanla hangi sorunu çözmeniz gerektiğini gösterir.
• Fireyi “düzeltme (−)” olarak girmeyin; fire ayrı bir hareket türüdür ve maliyet raporunda ayrı izlenir.
• Personel yemeğini, tadımı ve eğitim tüketimini de kaydedin. Bunlar fire değildir ama stoktan çıkar ve saklanırsa sayımda fark olarak ortaya çıkar.

CukoZ’da stok listesinde her kalem için fire / zayi, personel tüketimi, tedarikçiye iade, düzeltme ve şubeye transfer işlemleri vardır. Tüm hareketler (alış, satış, fire, personel tüketimi, iade, sayım farkı, transfer) silinmeden ve düzenlenmeden kayıt altında tutulur; kim, ne zaman, hangi gerekçeyle yaptı sorusunun cevabı hareket geçmişindedir. Gün sonunda fireleri girmek ayrıca kapanış kontrol listesinde bir madde olarak da yer alabilir.

Minimum stok: ne zaman sipariş vermeli?

Minimum stok (kritik seviye), bir kalemin altına düştüğünde sipariş vermeniz gereken eşiktir. Doğru belirlenmesi için üç şey düşünülür: günlük ortalama tüketim, tedarikçinin teslim süresi ve emniyet payı. Örneğin günde yaklaşık 5 kilo tüketilen bir kalemin teslim süresi iki gün ise teslimat gelene kadar en az 10 kilo gerekir; bunun üzerine bir emniyet payı eklenir. Rakamlar yalnızca örnektir; kendi tüketiminizi sayım ve satış kayıtlarından çıkarın.

CukoZ’da her stok kaleminde kritik seviye, par (rafta olması istenen miktar) ve teslim süresi tanımlanabilir. Kritik seviyenin altına düşen kalem “kritik” olarak işaretlenir ve ana sayfada ve POS müdür ekranında uyarı olarak görünür. Sipariş önerisi ekranı günlük tüketimi son 14 günün satış, fire ve personel tüketimi ortalamasından hesaplar; hedefi par seviyesi artı günlük tüketim çarpı teslim süresi olarak belirler, yoldaki siparişleri düşer ve önerilen miktarı tedarikçiye göre gruplayarak taslak sipariş hazırlar. Sistem kendiliğinden sipariş vermez; öneri yalnızca öneridir ve par ile teslim süresi doğru girilmedikçe önerinin kalitesi düşer.

Son kullanma tarihi (SKT) ve ilk giren ilk çıkar

Gıda güvenliği ve fire açısından SKT takibi iki yönlüdür: eski ürün önce kullanılmalı, yaklaşan tarihler görünür olmalı. Raflarda ilk giren ilk çıkar (FIFO) düzeni, yeni gelen ürünü eskisinin arkasına koymakla başlar. Etiketleme (alış tarihi ve SKT) bu düzenin fiziksel tarafıdır; yazılım ise uyarının tarafını üstlenir.

CukoZ’da SKT takibi paket özelliğiyse, alış girişinde ve mal kabulde son kullanma tarihi (mal kabulde lot numarası da) girilebilir. Tarihi yaklaşan ürünler ana sayfa, POS kasa ekranı ve müdür ekranında uyarı olarak çıkar. Sistem stoğun ilk giren ilk çıkar mantığıyla tükendiğini varsayar. Yani fiziksel düzeniniz bu varsayıma uymuyorsa uyarılar gerçeği yansıtmaz; önce raf düzenini oturtun.

Mal kabul: kapıda yapılan sayım

Stok sorunlarının önemli bir bölümü mal kapıdan girerken başlar. Kapıdaki kısa bir kontrol, sonraki haftalarda saatler kazandırır:

1. 1Gelen malı sipariş ya da irsaliyeyle karşılaştırarak sayın; “hepsi tam” demeden önce tartın.
2. 2Faturadaki fiyatı sipariş fiyatıyla karşılaştırın; fark varsa kayda geçirin.
3. 3Soğuk zincir ürünlerinde teslim sıcaklığını ölçün; uygun değilse kapıda iade edin.
4. 4Kalite ve ambalajı kontrol edin; sorun varsa nedenini yazın.
5. 5SKT ve lot bilgisini girin.
6. 6İrsaliye ve fatura belgesini kayda ekleyin.

CukoZ’da mal kabul, satın alma siparişine karşı yapılır: gelen miktar, birim fiyat, SKT ve lot, teslim sıcaklığı ve kalite uygunluğu girilir; eksik gelenler ve fiyatı değişenler kayda geçer, ortalama maliyet gerçek alış fiyatıyla güncellenir ve istenirse tedarikçinin cari hesabına alış faturası borç olarak yazılır. Tedarikçi performansı raporu da bu kayıtlardan zamanında teslim, eksik teslim, kalite reddi ve fiyat farkını ayrı ayrı gösterir. Siparişsiz gelen mal (pazardan alım gibi) için ise alış girişi kullanılır, fakat bu yolla eksik teslim ve fiyat farkı ölçülemez.

Haftalık stok rutini (örnek)

Süreler tahmindir; mekân büyüklüğüne ve kalem sayısına göre değişir. Önemli olan, rutinin takvimde somut bir günü olmasıdır.

Sık yapılan hatalar

• Reçetesiz ürün satmak. Satılan ama reçetesi olmayan ürün stoktan düşmez; stok sayımda “fazla” görünür.
• KDV dahil ve hariç fiyatı karıştırmak. Alış fiyatını tutarlı girin; ortalama maliyet bu fiyatlardan hesaplanır.
• Sayımı günlerce açık bırakmak. Yeni sayım başlatılamaz; sayımı tamamlayın ya da iptal edin.
• Siparişi önerisiz vermek. Gelmeyecek kalemleri “yolda” bırakırsanız yeni sipariş eksik çıkar; kalanı kapatmayı unutmayın.

Sonuç

İyi bir stok düzeni, yılda bir yapılan büyük sayım değil, haftalık küçük alışkanlıklardır. Reçete, mal kabul, fire kaydı ve düzenli sayım birbirine bağlandığında, gıda maliyetinizin neden şu seviyede olduğunu da anlarsınız. CukoZ Suite Restoran’ın stok, satın alma ve mal kabul bölümlerini ürün sayfasından inceleyebilir, dokümantasyonda sayım oturumlarının adımlarını görebilir ve demo talep edebilirsiniz. Maliyet hesabı için gıda maliyeti rehberine bakın.