Avukat ve mali müşavir ofisi için dosya takip programı

Dosya takip programı büroya ne sağlar?

Avukatlık bürosu, mali müşavirlik ofisi, mimarlık-mühendislik ofisi ve danışmanlık şirketinde iş birimi dosyadır (ya da proje, müşteri dosyası): her dosyanın bir müvekkili, bir ekibi, tarihleri, masrafları ve ücret anlaşması vardır. Bu bilgiler e-posta, takvim ve tablolar arasında dağıldığında kaçan bir süre ya da tahsil edilmeyen bir masraf doğrudan para ve itibar kaybıdır. Dosya takip programı bunları tek kayıtta toplar.

Önemli not: Bu rehber hukuki, mali ya da mesleki tavsiye değildir. Süre hesabı, ücret tarifesi ve belge düzeni mesleki mevzuata bağlıdır; bir yazılımın bunları nasıl ele aldığını (ya da almadığını) satın almadan önce öğrenin.

Dosya takip programı seçerken 10 ölçüt

1. 1Dosya erişim kontrolü. Dosyayı yalnızca ekibinde olan kişilerin görmesi; başkasının dosyasının listede, aramada ve ajandada görünmemesi. Bu kuralın arayüzde değil sunucuda uygulanması önemlidir.
2. 2Erişim ve değişiklik kaydı. Kimin neyi ne zaman değiştirdiğinin kayıt altında olması; dosya safahatının sıralı tutulması.
3. 3Süre ve duruşma ajandası. Duruşma, süre ve tebligat tarihlerinin dosyaya yazılması, gecikenlerin en başta görünmesi, sorumlunun takvimine yansıması.
4. 4Tarihleri kim hesaplıyor? Yazılım tebliğden süre hesaplıyor mu, adli tatili biliyor mu, yoksa tarihi siz mi yazıyorsunuz? Hesaplama iddiası varsa bunun yazılı dayanağını ve sorumluluk sınırını sorun.
5. 5Hatırlatma. Süre yaklaşınca personele mesaj gitmesi; müvekkile gidecek mesajın dosya konusunu ya da taraf adını içermemesi.
6. 6Zaman kaydı. Sayaçla ya da elle süre girişi, faturalanabilir işareti, saat ücreti ve yuvarlama; herkesin yalnız kendi kaydını görmesi.
7. 7Masraf ve müvekkil avansı. Harç, posta, bilirkişi gibi masrafların dosyaya yazılması, avanstan mı büronun cebinden mi ödendiğinin kaydı, avans bakiyesinin dosya ve müvekkil bazında görünmesi. Avansın gelir sayılmadığına dikkat edin.
8. 8Ücret ve tahsilat. Maktu, saatlik, aylık, başarı yüzdesi ya da karma ücret anlaşmalarını ve taksit planını yazabilmek; tahsilatta makbuz ya da fatura numarasını kaydetmek.
9. 9Belgeler. Dosyaya PDF ve görsel eklenmesi, boyut sınırı, belgelerin yalnızca işletmenin kendi alanında saklanması.
10. 10Resmî sistem ilişkisi ve KVKK. UYAP gibi resmî sistemlerle bağlantı iddiası, dosya içeriğinin (varsa) yapay zekâ özelliklerine gidip gitmediği, büronun veri sorumlusu, yazılım sağlayıcının veri işleyen olması. "Tam gizlilik" ya da "uçtan uca şifreleme" gibi garantiler yazılı olmadan kabul edilmemeli.

Ofis türüne göre öncelik

Sık yapılan hatalar

• Yazılımın süreleri hesapladığını varsayıp tarihleri kontrol etmemek.
• Dosya erişimini yalnızca arayüzde gizleyen, sunucuda zorlamayan bir sistem seçmek.
• Müvekkil avansını gelir olarak kaydeden bir akışı kabul etmek.
• Müvekkile gidecek hatırlatma mesajında dosya konusunu ya da taraf adını yazmak.
• Muhasebe personelinin dosya içeriğini görmesine izin veren geniş rol tanımları kullanmak.

CukoZ Suite Profesyonel bu ölçütlerde nerede duruyor?

• Dosya ve erişim: numaralı dosya kartı, taraflar, safahat ve notlar; dosya yalnız atanmış kişiye görünür ve bu kural sunucuda uygulanır; yazma işlemleri kayda geçer. Muhasebe rolü dosya içeriğini görmeden tahsilat ve avans bakiyelerini yönetir.
• Ajanda ve hatırlatma: süre ve duruşma tarihlerini siz yazarsınız; gecikenler en başta görünür. Süre hatırlatma mesajları (personel ve müvekkil) Standart pakettedir; müvekkil mesajı yalnız gün ve saat içerir.
• Zaman, masraf, avans, ücret: sayaçlı zaman kaydı, masraf ve müvekkil avansı (gelir sayılmaz), ücret anlaşması ve taksit planı, Kasa'da tahsilat. Tarife tutarı sistemde yoktur; tutarı büro yazar.
• Gizlilik: dosya içeriği hiçbir yapay zekâ özelliğine gönderilmez; büro veri sorumlusu, CukoZ veri işleyendir. "Tam gizlilik" ya da "uçtan uca şifreleme" gibi bir garanti verilmez.
• Henüz olmayanlar: UYAP bağlantısı yoktur; sistem tebliğden süre hesaplamaz ve adli tatili bilmez; e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Fatura ve e-Arşiv düzenlenmez; müvekkil portalı yoktur; çıkar çatışması kontrolü, belge şifreleme ve CSV ile toplu içe aktarma yoktur.