Kreş, kurs ve etüt merkezi yönetim programı nasıl seçilir?

Kurs ve kreş programının çözdüğü sorun

Kurs, etüt merkezi, kreş ya da sürücü kursunda yönetim üç başlık etrafında döner: kim hangi grupta, kim derse geldi ve kim ne kadar borçlu. Bu bilgiler çoğunlukla ayrı tablolarda ve defterde yaşar; dönem başı kayıt, her gün yoklama ve ay sonu aidat takibi yüklenir. Program bu üçünü aynı kayıt üzerinde buluşturur: öğrenci gruba yazılır, ders programı ve taksit takvimi birlikte kurulur.

Kurs ve kreş yönetim programı seçerken 10 ölçüt

1. 1Öğrenci ve veli kartı. Birden çok veli, birincil veli, iletişim izni ve çocuğu teslim alabilecek kişilerin yazılabilmesi. Çocuk için gereksiz alan (telefon, fotoğraf) bulunmaması veri azaltma açısından olumludur.
2. 2Dönem ve grup yapısı. Dönemin (güz, yaz kursu) ve grupların seviye, öğretmen, salon, kontenjan ve haftalık saatlerle tanımlanması; grup oluşunca ders programının kendiliğinden açılması.
3. 3Tek adımda kayıt. Öğrenciyi gruba yazarken ücret paketi, kayıt ücreti ve taksit takviminin birlikte kurulması; grup dolduğunda uyarı; nakil ve ayrılmanın kayıtlı yapılması.
4. 4Aidat ve taksit takibi. Geciken ve bu ay tahsil edilecek aidatlar; aile kartında bir velinin bütün çocuklarının borcunun birlikte görünmesi.
5. 5Taksidin ödeyen veliye bağlanması. Öğrencinin ders kaydı ile ödemeyi yapan kişinin ayrı tutulması; ödeyen değişse derslerin etkilenmemesi.
6. 6Yoklama. Öğretmenin tek dokunuşla "hepsi geldi" deyip gelmeyenleri işaretleyebilmesi; yoklaması alınmamış derslerin ayrı listelenmesi.
7. 7Devamsızlık özeti. Öğrenci ve grup bazında geldi/gelmedi/izinli sayıları; belirlenen yüzdeyi aşanın uyarı olarak işaretlenmesi.
8. 8Veli bilgilendirme. "Bugün derse katılmadı" gibi kısa mesajın yalnızca iletişim izni veren veliye gitmesi; kimin ne zaman bilgilendirildiğinin kaydı. Mesaj sağlayıcısını ve ücretini kimin karşıladığı.
9. 9Çocuk verisi ve KVKK. Sağlık ve alerji notunun ayrı yetkiyle açılması, velinin açık rızasının kaydı, okumaların loglanması; öğretmenin yalnızca kendi gruplarını görmesi. Kurumunuz veri sorumlusudur: aydınlatma ve rıza metnini siz hazırlarsınız.
10. 10Resmî sistemlerle ilişki. MEB, MEBBİS, e-Okul ve e-Sınav ile bağlantı iddia eden bir yazılım varsa bunun yazılı dayanağını isteyin; bağlantı yoksa bu sistemlerdeki işlemler elle yapılır.

Kurum türüne göre öncelikler

Sık yapılan hatalar

• Veli uygulaması beklentisiyle yazılım seçip uygulamanın olmadığını sonradan öğrenmek.
• Çocuğa ait sağlık notunu herkesin görebildiği not alanında tutmak.
• Aidatı öğrenci üzerinden değil de veli üzerinden izleyecek yapıyı kurmamak; kardeşlerde borç dağınık görünür.
• Devamsızlık eşiğini ve veliye gidecek mesaj kuralını baştan belirlememek.
• Dönem başında tüm öğrencileri tek tek elle girmek yerine yazılımın kayıt akışını denememek.

CukoZ Suite Eğitim bu ölçütlerde nerede duruyor?

• Kayıt, grup, aidat: öğrenci ve veli kartı, dönem ve gruplar, tek adımda kayıt (ücret paketi, kayıt ücreti, taksit takvimi), nakil ve ayrılma; taksit ödeyen veliye yazılır, aile kartında bütün çocukların borcu bir arada görünür.
• Yoklama: tek dokunuşla yoklama, yoklaması alınmamış dersler ayrı listede, devamsızlık özeti ve eşik uyarısı; öğretmen yalnız kendi gruplarını görür.
• Veli bilgilendirme ve çocuk verisi: devamsızlık ve özel mesaj Standart pakettedir ve yalnız iletişim izni veren veliye gider; sağlık/alerji notu ayrı yetkiyle ve velinin açık rızasıyla yazılır, her okuma kaydedilir. Çocuk için fotoğraf ve biyometri alanı yoktur.
• Henüz olmayanlar: MEB, MEBBİS, e-Okul ve e-Sınav bağlantısı yoktur; veli uygulaması ya da portalı yoktur; karne, not defteri ve servis rotası yoktur; kartla otomatik çekim yoktur ve e-Fatura/e-Arşiv/makbuz düzenlenmez.